Obligaciones de los empresarios en materia de seguridad social

1.- Afiliación

Mediante la afiliación se reconoce la condición de estar incluido en el Sistema de la Seguridad Social a la persona que, por primer vez, realiza una actividad determinante de su inclusión.

La afiliación a la Seguridad Social es obligatoria para todos los trabajadores incluidos en su campo de aplicación, siendo esta afiliación única y para toda la vida, con independencia de las altas y bajas que puedan producirse en la vida del afiliado.

El empresario está obligado a afiliar al trabajador en el sistema de la Seguridad social, así como a solicitar el alta en el régimen que corresponda, cuando sea el primer trabajo de éste y, debe hacerlo con anterioridad a la prestación de servicios (con una antelación máxima de 60 días). Si el empresario incumple esta obligación, el trabajador podrá pedir directamente su afiliación a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

El empresario deberá igualmente comunicar a la TGSS las variaciones de los trabajadores que ser incorporen o abandonen la empresa, en el plazo de 6 días desde que se produzca la incorporación o el cese en el trabajo.

El empresario deberá conservar durante cinco años los justificantes de haber cumplido las obligaciones de alta y baja de sus trabajadores en la empresa. Cada centro de trabajo, llevará, a disposición de la Inspección de Trabajo, un Libro Matrícula del Personal.

Por otro lado, fuera del régimen general, el trabajador debe solicitar su afiliación, siempre que se trate de la primera actividad, cuando sea autónomo, empleado de hogar a tiempo parcial o representante de comercio.

La solicitud de afiliación se formula en un impreso oficial.

2.- Nacimiento y duración de la obligación de cotizar. Sujetos de la cotización

La cotización a la Seguridad Social, sea cual sea el régimen que corresponda, es obligatoria. Dicha obligación nace desde el momento de la iniciación de la actividad que determine la inclusión del trabajador en uno de los regímenes del sistema de la Seguridad Social, fijándose, en cada uno de ellos, la persona que ha de cumplirla y los plazos y forma de hacerla efectiva.

La no presentación de la solicitud de afiliación y alta no impide el nacimiento de la obligación de cotizar.

La obligación nace al comenzar la prestación del trabajo, incluido el período de prueba y se mantiene mientras el trabajador esté en alta o preste sus servicios, aunque sean discontinuos, y continúa en situaciones de IT, maternidad, cumplimiento de deberes de carácter público, desempeño de cargos de representación sindical, convenio especial, y en las situaciones que así se establezca.

La cotización se cubre con las aportaciones de empresarios y trabajadores. La parte de cuota que corresponde a éstos les ha de ser descontada en el momento de hacerles efectivas sus retribuciones, si no se efectúa el descuento en ese momento, no se puede hacer con posterioridad, quedando el empresario obligado a ingresar la totalidad de las cuotas de su exclusivo cargo.

Están obligados al pago a la Seguridad social de la parte de la cuota que les corresponde, tanto el empresario como el trabajador. Sin embargo, el responsable del ingreso efectivo de la totalidad de las cotizaciones es el empresario, por ello, el incumplimiento en la obligación de cotizar, convierte al empresario en responsable de las prestaciones.

La obligación de cotizar se extingue por el cese en el trabajo, siempre que se comunique la baja. En caso de no comunicarse ésta, o comunicándola fuera de plazo (6 días naturales siguientes al cese) o en medio distinto al establecido, no se extingue la obligación hasta que la Tesorería conozca el cese en el trabajo.

Si la Tesorería cursa la baja de oficio por conocer el cese como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo, la obligación se extingue el día en que se llevó a cabo la actuación inspectora.

La mera solicitud de baja no extingue la obligación de cotizar si se continúa prestando el trabajo.

La obligación del pago de las cotizaciones prescribe a los cinco años a contar desde la fecha en que finalice el plazo reglamentario de ingreso. La prescripción se interrumpe por cualquier actuación del obligado al pago tendente a liquidar la deuda, por cualquier actuación administrativa con conocimiento del responsable del pago, o por interposición de recurso o impugnación.

La cotización se realiza mediante los documentos TC-1 (boletín de cotización) y TC-2 (relación nominal de trabajadores).

En relación a los conceptos y cuantía por los que se debe cotizar, se pueden distinguir diferentes conceptos:

a) Contingencias comunes: aportación destinada a la cobertura de las situaciones incluidas en el Régimen General de la SS.

b) Horas extraordinarias.

c) Contingencias Profesionales: cubre los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidas por consecuencia del trabajo por cuenta ajena. Se dividen en:

- cuotas por incapacidad temporal (IT)

- cuotas por Invalidez, Muerte y Supervivencia (IMS)

d) Otras cotizaciones:

- Desempleo

- Fondo de Garantía Salarial

- Formación Profesional

La cuantía por la que se ha de cotizar viene determinada por la aplicación de unos porcentajes (tipo de cotización) fijados por el Gobierno, que varían según la contingencia protegida, sobre una cantidad que viene determinada por la remuneración del trabajador (base de cotización).

3.- Base de cotización

Régimen general: La base de cotización para todas las contingencias está integrada por la remuneración total del trabajador, cualquiera que sea su forma y denominación, que tenga derecho a percibir el trabajador por cuenta ajena, o la que perciba si es superior a un mes a que se refiera la cotización.

Las percepciones de vencimiento periódico superior al mes se prorratean a lo largo de los doce meses del año.

Quedan excluidos del cómputo de la base de cotización los siguientes conceptos:

a) Dietas y asignaciones para gastos de viaje, gastos de locomoción.

b) Indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones y despidos.

c) Las cantidades en concepto de quebranto de moneda y las de desgaste de útiles o herramientas y adquisición de prendas de trabajo.

d) Productos en especie concedidos voluntariamente por las empresas.

e) Percepciones por matrimonio.

f) Prestaciones de la Seguridad Social, mejoras y asignaciones asistenciales concedidas por las empresas.

g) Horas extraordinarias, salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Además, no forma parte de la base de cotización las cantidades que excedan de la base máxima establecida para cada grupo de cotización. A título de ejemplo: Un trabajador que pertenece al grupo 1 de cotización, tiene una remuneración mensual de 340.000 ptas./mes, con el prorrateo de pagas extraordinarias (tres pagas) alcanza la cantidad de 425.000 ptas./mes. Si la base máxima de cotización para dicho grupo es de 395.000 ptas./mes, sólo cotizará por esta cantidad, quedando excluida la diferencia (30.000 ptas./mes).

Para calcular la base mensual de cotización se distingue entre:

a) Contingencias comunes: se computan las retribuciones mensuales, añadiendo a ellas la parte proporcional a un mes de las pagas extraordinarias y de cualquier otro concepto retributivo superior a un mes.

b) Contingencias profesionales y otras contingencias (desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial): se aplican las reglas anteriores y se deben tener en cuenta las horas extraordinarias. Corren a cargo exclusivo del empresario.

Anualmente se fijan las cuantías mínimas y máximas de las bases de cotización por el Gobierno, según categorías profesionales (en el caso de contingencias comunes) y los topes máximo y mínimo de cotización para las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y desempleo, Fondo de Garantía Salarial y formación profesional.

4.- Tipo de cotización

El tipo de cotización es el porcentaje que aplicado a la base de cotización, da como resultado la cuota a ingresar por cada contingencia.

Se fijan anualmente por el Gobierno, estableciéndose los tipos correspondientes a la aportación de la empresa y trabajador por cada contingencia. Así, para 2.001:

Contingencia

%Empresa

%Trabajador

%Total

Contingencias comunes………………………..

Desempleo:

Tipo General……………………………………….

C. duración determinada t. Completo……..

C. duración determinada t. Parcial………….

C. duración determinada (ETT)………………

Fondo de Garantía Salarial……………………

Formación Profesional………………………….

23,60

6

6,70

7,70

7,70

0,4

0,6

4,7

1,55

1,60

1,60

1,60

-

0,1

28,3

7,55

8,30

9,30

9,30

0,4

0,7

TOTAL TIPO GENERAL

30,8

6,4

37,2

A estos tipos de cotización hay que añadirles, en su caso, la cotización por horas extraordinarias, y a la cuota del empresario la cotización por contingencias profesionales (AT y EP), fijada según tarifa de primas reducida en un 10% (la tarifa de primas es un listado por actividades y trabajos desarrollados, en el que se fijan los porcentajes a aplicar, numerados por epígrafes y distinguiendo la cotización por IT y IMS.

Horas extraordinarias

- Estructurales y fuerza mayor……………….

-          No estructurales…………………………….

-          AT y EP

12,00

23,6

2,00

4,7

-

14,00

28,3

5.- Cotización adicional por horas extraordinarias

Se considera hora extraordinaria cada hora de trabajo efectivo que se realice sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo.

Se debe remarcar que:

1) No se consideran extraordinarias las horas de trabajo que rebasen la jornada máxima de 40 horas, si no superan la jornada ordinaria anual. Se retribuyen siempre como extraordinarias las horas que rebasen la jornada anual.

2) Durante las horas extraordinarias debe realizarse trabajo efectivo.

3) Se deben distinguir las horas extraordinarias de las estructurales (necesarias para atender pedidos imprevistos, periodos punta de producción, ausencias imprevistas, cambios de turno u otras circunstancias de carácter estructural, derivadas de la naturaleza de la actividad de que se trate, siempre que no puedan ser sustituidas por la utilización de las distintas modalidades de contratación previstas legalmente.

La realización de las horas extraordinarias, como regla general, es voluntaria. El trabajador estará obligado a su realización cuando se haya pactado en contrato individual o convenio colectivo, o cuando sean necesarias para prevenir o reparar siniestros u otros daños extraordinarios o urgentes.

Se prohibe la realización de horas extraordinarias a los menores de 18 años y a los trabajadores nocturnos (salvo excepciones).

Con carácter general las horas extraordinarias no pueden ser más de 80 al año. No obstante, no se deben tener en cuenta para este cómputo las destinadas a reparar daños extraordinarios o urgentes. Tampoco se computarán las horas extraordinarias que sean compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

La violación de estos límites supone una infracción grave.

La remuneración de las horas extraordinarias está sujeta a una cotización adicional por parte de empresarios y trabajadores, con arreglo a los tipos que se establezcan en las leyes anuales de Presupuestos. Por otro lado, no se computan en la base de cotización a la Seguridad Social, excepto para la cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Durante este año, la cotización se efectúa mediante la aplicación de los siguientes tipos de cotización:

- Horas motivadas por fuerza mayor 14% (12% a cargo de la empresa y 2% a cargo del trabajador)

- Horas extraordinarias en general 28,3% (23,6% a cargo de la empresa y 4,7% a cargo del trabajador. (véase ejemplo anterior).

6.- Cotización al Desempleo

Se cotiza dentro del apartado contingencias profesionales y otras descrito anteriormente. Con las prestaciones por desempleo se protege la situación del trabajador que, a pesar de querer y poder trabajar, pierde su empleo, y consecuentemente su remuneración. Por ello, empresas y trabajadores están obligados a cotizar por esta prestación sobre la misma base de cotización que la prevista para contingencias profesionales (véase ejemplo anterior).

Para tener derecho al desempleo se ha de tener cubierto un período mínimo de cotización de 360 días dentro de los seis años anteriores a la situación legal de desempleo o al momento en que cesó la obligación de cotizar, que no es necesario que sean cotizados de modo continuado.

La cuantía de la prestación se halla aplicando un porcentaje a una base reguladora. Base reguladora que se obtiene por el promedio de las bases de cotización por la contingencia de desempleo de los seis meses inmediatamente anteriores al hecho causante. El porcentaje aplicable se establece por tramos de duración de la prestación:

- 180 primeros días…………………………………….70% de la base reguladora

- Días restantes………………………………………….60% de la base reguladora

7.-Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional

El Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) es un organismo autónomo de carácter administrativo, adscrito al Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, cuya finalidad es el abono a los trabajadores, previa instrucción de expediente para la comprobación de su procedencia, del importe de los salarios pendientes de pago, a causa de insolvencia, suspensión de pagos, quiebra o concurso de acreedores del empresario.

El FOGASA abona a los trabajadores el importe de salarios pendientes de pago siempre que sea debido a insolvencia empresarial, que el importe del salario esté reconocido en acto de conciliación o resolución judicial y que no sea superior al duplo del SMI (Salario Mínimo Interprofesional), así como que no exceda de 120 días el número de días computados.

Así mismo, abonan las indemnizaciones correspondientes a trabajadores siempre que la cuantía no sea superior al límite máximo de una anualidad, que el salario diario no exceda del duplo del SMI, y que el cálculo de la indemnización derivada de despido o extinción del contrato no exceda de 25 días por año de servicio, y si se trata de expediente de regulación de empleo de 20 días por año.

Por todas estas prestaciones se cotiza el empresario dentro del apartado de contingencias profesionales y otras ya estudiado en este tema.

8.- Recaudación

La función recaudatoria deriva del principio o potestad de autotutela de la Administración que, como exigencia de eficacia, permite a ésta dictar sus propios actos de derechos, proceder a la revisión de los mismos y revisarlos, de oficio o a instancia de parte, sin perjuicio de un ulterior control jurisdiccional. Y consiste en la actividad tendente a realizar los créditos y derechos de la Seguridad Social.

La gestión recaudatoria de las cuotas y demás recursos de financiación del sistema de Seguridad Social, es competencia exclusiva de la Tesorería General de la Seguridad Social a través de sus direcciones provinciales. Se encarga de cobrar entre otros:

- Cuotas de la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta (desempleo, formación profesional, FOGASA)

- Reintegro de prestaciones indebidamente percibidas.

- Aportaciones para el sostenimiento de los servicios comunes, a efectuar por las mutuas y empresas que colaboren en la gestión de la Seguridad Social.

- Capital coste de renta que deban ingresar las mutuas y empresas responsables.

- Importe de las sanciones por infracciones en materia de Seguridad Social.

- Importe de recargos e intereses.

- Aportaciones por ayudas equivalentes a jubilaciones anticipadas.

- Reintegros de los créditos laborales concedidos a los trabajadores y demás prestaciones de carácter social.

En lo que se denomina período de recaudación se ha de distinguir entre:

- Período voluntario: cuando se efectúa el ingreso en el plazo establecido. El pago de las cuotas puede efectuarse en cualquier entidad financiera autorizada para actuar como oficina recaudadora, que devolverá los ejemplares sellados como justificante de ingreso. El ingreso de las cuotas se efectuará por mensualidades vencidas dentro del mes siguiente al que corresponde su devengo.

- Período ejecutivo: cuando no se cumplen las obligaciones en el plazo anterior. Lleva incluido el recargo de apremio.

Las deudas se extinguen mediante su abono, consignación, compensación de deudas, condonación, transacción, arbitraje y convenios, aplazamientos, o por prescripción (4 años desde la fecha en que debieron ser ingresadas).

El pago se ha de realizar en el plazo, lugar y forma que cada régimen establece. Admitiéndose como medios de pago todos los autorizadas a tal fin, tales como el dinero, el cheque, la transferencia bancaria y el giro postal.

La falta de pago da lugar a la apertura del procedimiento recaudatorio en vía voluntaria y, en su caso, en vía ejecutiva, así como al incremento de los recargos, intereses y costas exigibles. Si una vez realizados los procedimientos anteriores aún no se ha pagado se realizará la declaración de insolvencia del deudor y se exigirá el pago a los responsables subsidiarios si los hay.

Se pueden solicitar aplazamientos del pago, tanto en período voluntario como en vía ejecutiva, cuando por circunstancias económicas no se pueda realizar. Se pueden aplazar:

- Todas las deudas con entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social.

- Las aportaciones empresariales por las cuotas de Seguridad Social, incluido desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial.

No se pueden aplazar:

- Las aportaciones empresariales por las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

- Las aportaciones de los trabajadores, cuando el responsable del ingreso de dichas cuotas sea el empresario.

Las solicitudes se resuelven y tramitan por la Tesorería General de la Seguridad Social. Pudiendo ser el aplazamiento ordinario (dificultades de tesorería transitorias) y extraordinario (por causas extraordinarias en el desarrollo de la actividad).

Los documentos de cotización a la Seguridad Social , conjuntamente con las copias de los recibos de salarios, deben conservarse durante un plazo de 4 años.